三定原则是5S整顿的起点也是终点
在设计物品存储、放置方案方面,我和大家分享了目视化管理、防错法、动作观察和人机工程的基本原则。接下来,让我们来一起看看“三定原则”,这样一个看似“简单”的原则。
说它看似“简单”,那就是在我看来,它实则不简单。
在展开讨论之前,还是让我们先来看看什么是“三定原则”吧。
01
三定原则
三定原则是定位、定项、定量的简称。
定位指的是物品需要有明确的存储摆放的位置。
定项又叫做定品,指的是要明确某个位置上存储放置的是什么物品。
定量指的是某个位置上存储放置的物品数量要有明确的标准。物品可以放置在此的最大数量是多少?最低数量是多少?什么情况下需要补充数量?如何做好这些数量方面的明确规定和规范管理呢?这些问题都是我们在“定量”时需要进行考虑和设置的。
三定原则三个方面互为补充。定位帮助我们给物品找到一个“家”,定项帮助我们明确某个“家”应该出现什么物品,定量则进一步对“家”中具体位置上应该出现的物品的数量进行了明确规定。
三定原则从字面上不难理解,看上去似乎也不难。实际5S应用中,的确也有很多公司没把它当做一个挑战认真对待,有不少公司常常把它当做贴贴物品标识标签、地面划划定位线。
那么为什么我却说它其实不简单呢?
02
三定是整顿的起点
首先,三定原则是一个指导原则。
当我们在规划物品的“家”时,它指引我们要遵循这个原则。
为了让物品的定位、定项、定量能够起到一目了然的作用,我们引入了目视化管理。但是目视化管理并不一定能确保三定的实现和被遵照执行。为了消除或降低物品在取用、存放过程中的人为失误而导致的问题,我们导入防错法,从物品存放、取用方式的源头对其进行改善,以便让人为失误不会发生,或者即便发生了人为失误,也不会带来问题。为了消除或降低物品取用归还存储过程中的浪费,我们需要进行作业观察、识别浪费,利用人机工程原理、ECRS等方法消除或降低浪费。
三定原则作为指导,不是说给物品随便定个位置、贴个标识、规定一个数量就可以了。要实现一个合理的、优化的三定,必然需要经过一番认真的现场观察、分析思考、和其他改善工具和理念的运用,包括我重点和大家分享的八大浪费、目视化管理、防错法、动作观察和人机工程等。
否则,我们贴标签、划线就有很有可能成为表面文章。表面文章带来的结果,往往是物品的位置规划不合理,现场人员往往很难遵照执行,或者是起不到有效的引导,现场经常还是会出现物品随意放置,物料、半成品、成品没有按地标线规划的位置摆放。当现场出现没有“家”的物品时,往往也是告诉我们,三定没有做到家。
有了三定的指引,只是开始了帮助物品找到“家”的万里长征第一步。真正需要花时间、费精力、动脑筋的是去现场认真观察、分析思考和认识浪费和改善机会,通过相关改善理念和工具的应用制定合理的规划方案。
03
三定也是终点
为什么说三定也是终点呢?
不是说5S改善做到三定就到此为止了。我的意思是说,我们从三定开始,运用动作观察、人机工程原理、目视化管理和防错法对物品的存储放置进行规划后,一定要输出一个明确的标准。而这个标准的衡量方式,还是要回到“三定”上来,也就是说标准在“定位、定项、定量”方面要有清楚明确的规范。
说到这点,我想到了前两天刚刚发生的“抬杠”事件。
当时我在做5S改善的现场辅导。在现场回顾进展时,我看到在一冰柜的柜顶上面,使用标识线画出了一个四角的框,框内放置有废料收集箱、数块清洁布、两个倒扣的烧杯、和烧杯下面的吸水纸,但是除了四个角的定位线,现场没有看到有其他标识,而且定位框的标识面积也大过所放置在内的物品。
我提了几个问题:我如何知道这里是放置这些物品的地方?我如何知道放置的物品是不是有多余的、不应该出现在这里的?我如何知道怎么放是正确的?现在是这样摆放的(收集箱放置在后,两个烧杯倒扣在前),那么我把收集箱放前面可以吗?放左侧呢?放右侧呢?或者烧杯放箱子里可以吗?
现场人员回答说:我知道怎么放就好了,我每次用完都会这样放的。
可是,我如何知道呢?如果有其他人来此区域工作,又如何知道呢?
在我连续追问下,对方就有点急了,说你这不是抬杠吗?
其实我真不是抬杠。因为在我看来,这个定位框并不能很好地指明什么东西该放在框里的什么具体位置,这就好比一个停车场只是外围画了线说是停车场,但是停车场内部并没有做好分区规划一样,并没有真正做到“定位”,结果车子可以随意停放。同时哪些物品应该出现在此位置上,也不能一目了然地做出判断,所以也没有做到“定项”。另外,此定位区域面积足够放下更多的烧杯,甚至是两个收集箱,那么是不是可以放这么多呢?我们还是无法准确判断,所以也没有做到“定量”。
如果只有制定改善的人“清楚”该怎么做,我们如何做到其他人也是执行同样的标准呢?对于管理人员来说,又如何能够一目了然地发现是否存在标准未被执行的偏差呢?如果有新来的员工,我们又如何能够确保把所有应遵循的标准交代清楚,并且易于新员工掌握执行呢?
所以我们的整顿改善不能停留只做表面文章,同时还要有明确的、可视的、一目了然的标准输出。对于整顿来说,这些标准就需要在“三定”方面有清楚明确的规定。三定原则就成了5S整顿标准输出的一项重要衡量依据。
04
三定之外的三定
定位、定项、定量是整顿的起点,也是整顿的终点。要想真正做到物品都有个“家”,并且易找、易取、易用,易还、易放,就一定要在三定上下功夫,甚至要做到“六定”。
那么在通常说的“三定”之外的另外“三定”是什么呢?
那就是定容、定置和定人。
定容指的是物品放置所用到的容器。容器的尺寸、材质、规格、样式等等需要明确,以确保容器的日常维护更换标准统一。
定置指的是物品的放置方式要明确,是要竖放、横放、平躺还是要悬挂?我们如何通过容器的选择、位置的设定、目视化等等手段,让定置做到标准和明确,特别是对于摆放有特定要求的物品。
定人指的是物品的摆放存储的日常管理人员要做到职责明确。我们需要在整顿工作进展到一定程度时,着手建立日常整顿维持的标准和职责划分。
六定是对三定原则的进一步补充。
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